VCCI_Góp ý Dự thảo Luật Công chứng

Kính gửi: Bộ Tư pháp

Trả lời Công văn số 4076/BTP-BTTP của Bộ Tư pháp về việc đề nghị góp ý Dự thảo Luật Công chứng (sau đây gọi tắt là Dự thảo), Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) có một số ý kiến ban đầu đối với Dự thảo như sau:

1. Về các hạn chế đối với Văn phòng công chứng

Theo quy định hiện hành và quy định tại Dự thảo, mặc dù “hành nghề công chứng” là một ngành nghề kinh doanh có điều kiện, nhưng Văn phòng công chứng lại được thành lập theo quy trình thủ tục riêng, không giống như phần lớn các ngành nghề kinh doanh có điều kiện khác.

Văn phòng công chứng không thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp mà thực hiện thủ tục thành lập và đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Mô hình tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng có tính chất như công ty hợp danh nhưng hoàn toàn không giống như công ty hợp danh theo quy định của Luật Doanh nghiệp, cụ thể: i) Văn phòng công chứng chỉ có thành viên hợp danh, không có thành viên góp vốn; ii) Văn phòng công chứng không được mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký; iii) Văn phòng công chứng không được góp vốn, nhận vốn góp, hợp tác với tổ chức, cá nhân không phải là công chứng viên để thành lập, duy trì hoạt động của Văn phòng công chứng.

Các giới hạn trên đã hạn chế đến sự phát triển của Văn phòng công chứng, cụ thể:

• Yêu cầu chỉ có công chứng viên mới được góp vốn vào Văn phòng công chứng và trở thành thành viên hợp danh, không cho phép công chứng viên khác (không muốn trở thành thành viên hợp danh) hoặc cá nhân khác được phép góp vốn vào Văn phòng công chứng khiến cho Văn phòng công chứng thiếu nguồn vốn để hoạt động và/hoặc khó khăn trong việc huy động vốn từ các nguồn khác. Trong nhiều trường hợp, công chứng viên muốn trở thành thành viên hợp danh lại không có vốn, trong khi công chứng viên khác không muốn trở thành thành viên hợp danh hoặc cá nhân không phải là công chứng viên có vốn nhưng lại không được phép góp vào;
• Theo quy định tại Dự thảo, Văn phòng công chứng phải mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên. Với việc hạn chế về huy động vốn trên cộng thêm gánh nặng về nghĩa vụ tài chính này sẽ tạo ra khó khăn cho Văn phòng công chứng;
• Yêu cầu Văn phòng công chứng không được phép mở các chi nhánh, văn phòng đại diện, thực hiện các giao dịch ngoài trụ sở của Văn phòng sẽ khiến cho Văn phòng công chứng không thể mở rộng được hoạt động, khó thu hút được khách hàng.
• Các hạn chế này có thể dẫn tới việc các Văn phòng công chứng phát triển theo hướng nhỏ lẻ, cơ sở vật chất không được đầu tư vì thiếu nguồn lực. Các Văn phòng công chứng sẽ thiếu động lực để cạnh tranh và điều này vô hình trung sẽ tác động đến chất lượng dịch vụ cho các khách hàng;

Việc đặt ra các giới hạn trên đối với Văn phòng công chứng có thể xuất phát từ tính chất của hoạt động nghề nghiệp này, đó là gắn trách nhiệm cá nhân của công chứng viên (phải chịu trách trách nhiệm toàn bộ tài sản của mình) đối với hoạt động công chứng, hoạt động của Văn phòng công chứng. Tuy nhiên, các quy định tại Dự thảo đã kiểm soát được điều này cụ thể:

Trong Văn phòng công chứng, bên cạnh các công chứng viên là thành viên hợp danh, còn có các công chứng viên khác làm việc theo hợp đồng lao động. Các công chứng viên làm việc theo hợp đồng lao động thực hiện công chứng, thì chịu trách nhiệm pháp lý cho hoạt động công chứng đó chính là Văn phòng công chứng, trách nhiệm của các thành viên hợp danh. Vì vậy, việc cho phép các công chứng viên khác góp vốn vào mà không thành thành viên hợp danh hoặc các cá nhân khác góp vốn vào Văn phòng công chứng thì cũng không làm thay đổi về tính chịu trách nhiệm đối với hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng.

Để tạo điều kiện hoạt động và phát triển của hoạt động công chứng, đề nghị Ban soạn thảo nghiên cứu thay đổi cơ chế thành lập hoạt động của Văn phòng công chứng theo hướng đăng ký thành lập doanh nghiệp và cấp giấy phép thành lập, hoạt động Văn phòng công chứng như các ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Hoặc giải trình rõ hơn về việc đặt ra các hạn chế hướng tới mục tiêu quản lý nào, trong trường hợp có lý do thuyết phục để giữ lại hình thức thành lập và hoạt động của Văn phòng công chứng như Dự thảo, đề nghị bỏ các hạn chế nêu trên đối với Văn phòng công chứng, tức là bỏ điểm k, điểm n khoản 1; điểm đ khoản 2 Điều 7 Dự thảo.

2. Về nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng (Điều 17)

So với quy định hiện hành, Dự thảo bổ sung thêm điều kiện để thành lập tổ chức hành nghề công chứng theo hướng “Việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng phải căn cứ điều kiện kinh tế – xã hội, diện tích, số lượng và mật độ phân bổ dân cư, nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch trên địa bàn cấp huyện dự kiến thành lập”.

Quy định này có tính chất là quy hoạch đối với ngành nghề công chứng – quy định đã được bãi bỏ tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật liên quan đến quy hoạch năm 2018; để phù hợp với pháp luật về quy hoạch. Việc Dự thảo bổ sung lại quy định dạng này là chưa phù hợp với tinh thần của pháp luật về quy hoạch.

Mặt khác, theo nội dung tại Tờ trình “sau khi Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng bị bãi bỏ, xuất hiện xu hướng hàng loạt Văn phòng công chứng xin chuyển về đô thị hoặc khu trung tâm của huyện, thị xã dẫn đến tình trạng một số tỉnh, thành phố tại một số địa bàn cấp huyện không có Văn phòng công chứng hoạt động. Một số Văn phòng công chứng chỉ có 01 công chứng viên hành nghề thực tế, công chứng viên hợp danh”. Đây có thể là lý do Dự thảo quay trở lại quy định về quy hoạch trên.

“Hành nghề công chứng” là một ngành nghề kinh doanh (thuộc danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện quy định tại Luật Đầu tư). Vì vậy, dựa vào nhu cầu của thị trường, công chứng viên sẽ thành lập Văn phòng công chứng ở những nơi có nhiều khách hàng. Việc chuyển dịch các Văn phòng công chứng về đô thị hoặc khu trung tâm của huyện, thị xã là xuất phát từ nhu cầu của thị trường. Điều đó cũng cho thấy, trước đây việc Nhà nước áp đặt quy hoạch về số lượng của Văn phòng công chứng theo địa bàn là chưa thực sự phù hợp, can thiệp vào thị trường.

Hơn nữa, theo quy định tại Luật Công chứng, bên cạnh hình thức là Văn phòng công chứng do tư nhân thành lập thì còn có Phòng Công chứng (đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp) do Nhà nước thành lập. Nếu nhận thấy sự thiếu vắng Văn phòng công chứng ở một số địa bàn dẫn tới việc người dân gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục công chứng, địa phương có thể thành lập các Phòng Công chứng.

Tóm lại, Dự thảo bổ sung điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng ở trên là chưa phù hợp với pháp luật về quy hoạch, chưa hợp lý, đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định trên tại khoản 1 Điều 17 và khoản 4 Điều 17 Dự thảo, bỏ cụm từ “phải phù hợp với Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành” tại khoản 1 Điều 23 Dự thảo.

3. Về quy trình thành lập Văn phòng công chứng

Theo quy định tại Điều 22 Dự thảo, để được hoạt động Văn phòng công chứng phải thực hiện theo hai thủ tục:

• (1) Thành lập Văn phòng công chứng: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng trên cơ sở văn bản trình của Sở Tư pháp. Sở Tư pháp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;
• (2) Đăng ký hoạt động văn phòng công chứng: sau khi có quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định.

Việc thiết kế quy trình thành lập, hoạt động của Văn phòng công chứng theo hai thủ tục trên là chưa hợp lý, làm cho thủ tục trở nên phức tạp.

Thủ tục (1), cơ quan quản lý nhà nước đã xem xét Văn phòng công chứng có đáp ứng điều kiện thành lập và hoạt động hay không. Tương tự như thủ tục cấp giấy phép kinh doanh đang được thiết kế trong phần lớn các ngành nghề kinh doanh có điều kiện hiện hành. Việc Văn phòng công chứng có quyết định thành lập đồng nghĩa với việc tổ chức này đáp ứng điều kiện để được phép hoạt động. Việc yêu cầu Văn phòng công chứng phải thực hiện thêm thủ tục đăng ký hoạt động là không cần thiết và tạo thêm gánh nặng về thủ tục hành chính.

Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng yêu cầu cung cấp các tài liệu chứng minh việc đáp ứng điều kiện hoạt động. Tuy nhiên, việc kiểm soát Văn phòng công chứng có đáp ứng được điều kiện trong quá trình hoạt động hay không, cơ quan quản lý có thể kiểm soát thông qua cơ chế hậu kiểm.

Để đảm bảo tinh thần đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho các chủ thể xin cấp phép, đề nghị Ban soạn thảo điều chỉnh quy trình thủ tục thành lập, hoạt động của Văn phòng công chứng theo hướng chỉ phải thực hiện một thủ tục.

4. Văn phòng công chứng (Điều 21)

a. Loại hình của Văn phòng công chứng

Dự thảo đưa ra hai phương án về loại hình của Văn phòng công chứng:

• Phương án 1: công ty hợp danh
• Phương án 2: công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân

Đề nghị Ban soạn thảo lựa chọn phương án 2, để tăng sự lựa chọn về loại hình hoạt động của Văn phòng công chứng.

b. Tên gọi của Văn phòng công chứng

Khoản 3 Điều 21 Dự thảo quy định, không được đặt tên bằng tiếng nước ngoài cho tên gọi của Văn phòng công chứng.

Không rõ tại sao lại cấm việc đặt tên gọi bằng tiếng nước ngoài, những giới hạn về đặt tên khác tại Dự thảo được hiểu là để ngăn chặn việc gây nhầm lẫn hoặc tác động đến những yếu tố về văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục trong việc sử dụng tên của Văn phòng công chứng, còn vấn đề về tên nước ngoài, dường như không ảnh hưởng đến những yếu tố này.

Đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định này tại khoản 3 Điều 21 Dự thảo.

5. Chuyển nhượng Văn phòng công chứng (Điều 29)

Theo quy định tại Điều 29 Dự thảo, việc chuyển nhượng Văn phòng công chứng chịu sự ràng buộc bởi điều kiện “Văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động được ít nhất 02 năm”.

Quy định này là chưa rõ về mục tiêu quản lý. Không rõ tại sao Văn phòng công chứng phải đã hoạt động được ít nhất 02 năm mới được phép chuyển nhượng? Việc chuyển nhượng Văn phòng công chứng thì bên nhận chuyển nhượng sẽ tiếp nhận các quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng, như vậy Văn phòng công chứng đó vẫn hoạt động, chỉ khác là ở chủ sở hữu. Quyền lợi của khách hàng vẫn được đảm bảo. Vẫn xác định được chủ thể chịu trách nhiệm đối với các hoạt động công chứng.

Đề nghị Ban soạn thảo giải trình về lý do đặt ra hạn chế này, trong trường hợp không có lý do thuyết phục, đề nghị bỏ quy định trên.

6. Một số quy định liên quan đến thủ tục hành chính chưa thực sự đủ rõ ràng và tạo thuận lợi

a. Bổ nhiệm công chứng viên (Điều 11)

Theo quy định tại Điều 11 Dự thảo, để được bổ nhiệm công chứng viên, phải nộp hồ sơ tới Sở Tư pháp. Sở Tư pháp sẽ gửi văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Khi nhận hồ sơ từ Sở Tư pháp, “trong trường hợp cần thiết Bộ trưởng Bộ Tư pháp tiến hành xác minh hoặc có văn bản đề nghị Sở Tư pháp, cơ quan, tổ chức có liên quan xác minh tiêu chuẩn bổ nhiệm, thông tin trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm trước khi quyết định việc bổ nhiệm. Thời gian xác minh không quá 45 ngày kể từ ngày Bộ trưởng Bộ Tư pháp có văn bản xác minh; thời gian xác minh không tính vào thời hạn xem xét, bổ nhiệm công chứng viên”.

Quy định trên là chưa rõ ràng ở điểm sau: Không rõ trường hợp nào Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ tiến hành xác minh hoặc đề nghị Sở Tư pháp, cơ quan, tổ chức có liên quan xác minh. “Trong trường hợp cần thiết” là khái niệm chưa đủ rõ, có thể trao nhiều quyền cho cơ quan cấp phép quyết định xác minh hay không xác minh, điều này khiến cho quy trình bổ nhiệm công chứng viên bị kéo dài;

Để đảm bảo tính minh bạch của quy định và thuận tiện của thủ tục, đề nghị Ban soạn thảo quy định rõ các trường hợp phải xác minh, trong trường hợp không thể quy định cụ thể được thì đề nghị bỏ quy định này.

Góp ý tương tự đối với thủ tục miễn nhiệm công chứng viên trong trường hợp phải xác minh thêm quy định tại khoản 4 Điều 15 Dự thảo.

b. Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (Điều 23)

Khoản 1 Điều 23 Dự thảo quy định “Việc thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng sang huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập phải được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định”.

Việc yêu cầu Văn phòng công chứng phải có được sự cho phép của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi thay đổi trụ sở sang huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là tạo thêm gánh nặng về thủ tục hành chính cho Văn phòng công chứng. Như phân tích ở trên, yêu cầu phải đáp ứng về điều kiện liên quan đến Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng là chưa phù hợp, vì vậy việc phải có được sự cho phép trong trường hợp này là không cần thiết. Đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định này tại khoản 1 Điều 23 Dự thảo.

7. Về Thẻ công chứng viên (Điều 37)

Theo quy định tại Điều 37 Dự thảo, công chứng viên được cấp Thẻ công chứng viên gắn với tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên sẽ được cấp lại Thẻ công chứng viên trong trường hợp “tổ chức hành nghề công chứng thay đổi tên gọi”.

Việc thiết kế quy định theo hướng Thẻ công chứng viên được cấp gắn với Tổ chức hành nghề công chứng sẽ khiến phát sinh nhiều thủ tục hành chính liên quan đến cấp Thẻ công chứng. Theo quy định tại Dự thảo, công chứng viên có thể làm việc tại Văn phòng công chứng theo chế độ hợp đồng lao động. Họ có thể thay đổi nơi làm việc tại nhiều Văn phòng công chứng. Theo quy định này thì mỗi lần thay đổi nơi làm việc, công chứng viên lại phải xin cấp lại Thẻ công chứng. Điều này sẽ phát sinh nhiều thủ tục hành chính và chưa tạo thuận lợi cho công chứng viên.

Đề nghị Ban soạn thảo sửa đổi quy định theo hướng Thẻ công chứng viên gắn với cá nhân công chứng viên và không gắn với tổ chức hành nghề công chứng mà công chứng viên đó đang làm việc.

8. Một số góp ý khác

a. Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên (Điều 8)

Khoản 2 Điều 8 Dự thảo đang trao quyền cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết về tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên. Việc quy định chi tiết về tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên có tính chất như quy định về điều kiện kinh doanh. Bộ trưởng không có thẩm quyền quy định về điều kiện kinh doanh theo quy định tại Điều 7 Luật Đầu tư 2020.

Đề nghị Ban soạn thảo sửa đổi quy định theo hướng Chính phủ quy định chi tiết tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên.

b. Đào tạo nghề công chứng (Điều 9)

Khoản 5 Điều 9 Dự thảo quy định “Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết về cơ sở đào tạo nghề công chứng”. Không rõ quy định chi tiết về cơ sở đào tạo nghề công chứng là quy định về những nội dung gì? Nếu là điều kiện để được là cơ sở đào tạo nghề công chứng thì thẩm quyền quy định phải là từ cấp Nghị định trở lên, theo quy định tại Điều 7 Luật Đầu tư 2020.

Đề nghị Ban soạn thảo xem xét về tính chất pháp lý của khoản 5 Điều 9 Dự thảo.

c. Tạm đình chỉ hành nghề công chứng (Điều 13)

• Về thời giam tạm đình chỉ hành nghề công chứng

Khoản 2 Điều 13 Dự thảo quy định “thời gian tạm đình chỉ hành nghề công chứng tối đa là 12 tháng”. Đề nghị xem xét lại thời hạn này trong trường hợp công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng trong trường hợp “công chứng viên bị truy cứu trách nhiệm hình sự” (điểm a khoản 1 Điều 13 Dự thảo). Bởi vì, nhiều trường hợp thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự kéo dài hơn 12 tháng.

• Tính chịu trách nhiệm về việc công chứng viên không hành nghề

Khoản 3 Điều 13 Dự thảo quy định “Tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên đang hành nghề chịu trách nhiệm về việc công chứng viên không hành nghề trong thời gian bị tạm đình chỉ tư cách hội viên”. Tổ chức hành nghề công chứng rất khó để kiểm soát công chứng viên hành nghề trong thời gian tạm đình chỉ tư cách hội viên nếu công chứng viên không hành nghề ở tổ chức của mình mà thực hiện hành nghề ở tổ chức khác. Do đó, để đảm bảo tính hợp lý, đề nghị Ban soạn thảo sửa đổi quy định trên theo hướng, “Tổ chức hành nghề công chứng nơi công chứng viên đang hành nghề chịu trách nhiệm về việc công chứng viên không hành nghề trong thời gian bị tạm đình chỉ tư cách hội viên tại tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian bị tạm đình chỉ tư cách hội viên”.

d. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng (Điều 34)

• Về chế độ làm việc

Khoản 3 Điều 34 Dự thảo quy định tổ chức hành nghề công chứng phải “thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước”. Quy định này dường như can thiệp quá sâu vào quyền tự quyết định về hoạt động của Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng chỉ cần đáp ứng về việc số giờ làm việc của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động, còn thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ như nào là quyền tự quyết của tổ chức này. Đề nghị Ban soạn thảo bỏ quy định tại khoản 3 Điều 34.

• Về tiếp nhận hồ sơ công chứng

Khoản 11 Điều 34 Dự thảo quy định tổ chức hành nghề công chứng phải “Tiếp nhận hồ sơ công chứng của tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động, đang làm các thủ tục chấm dứt hoạt động theo chỉ định của Sở Tư pháp và thực hiện công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng, giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng khi có yêu cầu đối với hồ sơ đó”. Quy định này là chưa rõ về tính chịu trách nhiệm của Văn phòng công chứng đối với các hồ sơ công chứng mà Văn phòng công chứng tiếp nhận? Văn phòng công chứng có quyền từ chối không?

Để đảm bảo tính minh bạch, đề nghị Ban soạn thảo quy định rõ những vấn đề trên.

Trên đây là một số ý kiến ban đầu của Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đối với Dự thảo Luật Công chứng. Rất mong quý Cơ quan cân nhắc để chỉnh sửa, hoàn thiện.

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của quý Cơ quan.