Luật công chứng: Giảm giấy tờ để không phình to bộ máy

(VietNamNet 02/07/2007) - Việc thực hiện Luật Công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP kể từ hôm nay 1/7 dễ dẫn đến phải tăng số cán bộ cơ sở. Với chủ trương tinh giản biên chế, đây là điều không mong muốn.Câu trả lời là phải nâng trách nhiệm, khả năng truy cứu trách nhiệm của người đi công chứng và bớt những việc phải ôm đồm đến phi lý của công chứng viên.

Theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP, một số việc trước đây thuộc thẩm quyền của phòng công chứng nay được chuyển giao cho cấp quận - huyện, phường - xã. Phòng công chứng chỉ còn công chứng các hợp đồng giao dịch. Phòng tư pháp cấp quận - huyện sẽ chứng thực bản sao văn bản tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại. UBND cấp phường - xã chứng thực bản sao và chữ ký bằng tiếng Việt.

Nguy cơ tăng cán bộ cơ sở

Có một số vướng mắc trong việc thực hiện nghị định, như: Nghị định quy định cấp trưởng - phó phòng tư pháp quận - huyện khi thực hiện việc chứng thực phải đóng dấu của phòng tư pháp. Trong khi đó, TP.HCM áp dụng cơ chế "một cửa, một dấu", cấp quận chỉ có dấu của UBND quận. Nếu áp dụng đúng quy định, TP.HCM sẽ không còn "một cửa, một dấu" ở cấp quận.

Mặt khác, theo quy định mới, phòng tư pháp cấp quận - huyện chứng thực bản sao và chữ ký trong các văn bản tiếng nước ngoài; UBND cấp phường - xã chứng thực bản sao và chữ ký trong các văn bản bằng tiếng Việt, nhưng chưa rõ trong trường hợp chứng thực hai thứ tiếng với cùng một văn bản, cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực.

Nhưng, đáng chú ý nhất vẫn là những băn khoăn về việc thiếu cán bộ tư pháp ở quận - huyện và phường - xã, đặc biệt là thiếu những người đủ năng lực thực hiện thuần thục công việc chứng thực, nhận biết được những văn bản giả mạo như những công chứng viên ở phòng công chứng, có trình độ ngoại ngữ để chứng thực các văn bản dịch.

Ở Hà Nội, UBND thành phố đã được Sở Tư pháp kiến nghị tuyển thêm cán bộ tư pháp để tăng cường cho một số phường, xã, thị trấn, đáp ứng việc chứng thực.

Ở TP.HCM, từ năm 2005, UBND TP đã giao cho các UBND phường - xã chịu trách nhiệm chứng thực các văn bản tiếng Việt, nên sẽ không có sự bỡ ngỡ khi thực hiện Nghị định 79 và Luật Công chứng. Tuy vậy, cấp quận - huyện được nhiều người dự báo là sẽ gặp chuyện thiếu nhân lực.

Đối với các địa phương khác, vấn đề trên sẽ càng khó khăn hơn, vì người đủ trình độ đáp ứng vị trí cán bộ tư pháp khan hiếm hơn.

Giảm giấy tờ phải công chứng

Thực hiện quy định mới dễ dẫn tới tăng công chức tại quận - huyện, phường - xã. Trong khi đó, tinh giản công chức vẫn được nhắc đến nhiều trong những năm gần đây. Hơn nữa, Hà Nội và TP.HCM sẽ xây dựng chính quyền đô thị, mô hình quản lý tinh giản tối đa số lượng công chức (theo một số chuyên gia, số lượng công chức chỉ bằng khoảng 1/3 so với hiện nay) và bỏ chính quyền cấp quận - huyện.

Trước khi nghĩ đến ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào công tác quản lý (chẳng hạn lưu giữ và kiểm tra dữ liệu một cách nhanh chóng thay cho việc công chứng, chứng thực), để kìm hãm việc tăng, từng bước hướng tới giảm lượng công chức làm công chứng, chứng thực trong điều kiện trước mắt, biện pháp cần thiết là giảm tối đa những giấy tờ phải đi công chứng, chứng thực.

Điều này không phải đến giờ mới được nhắc đến. Trong một cuộc trao đổi với VietNamNet, ông Trần Anh Tuấn, Trưởng phòng Công chứng số 3 (TP.HCM), khẳng định: Hiện tượng đi công chứng, chứng thực nhiều bản sao trong khi trước sau gì cũng phải trình bản chính là thói quen rất tệ hại ở Việt Nam. (Chẳng hạn, nộp hồ sơ xin việc cũng chứng thực sao y văn bằng chính đến các chứng chỉ không quan trọng như tin học. Sau đó một thời gian, lại trình văn bản gốc để đối chiếu (!)).

"Nhiều cơ quan yêu cầu sao y bản chính ngay văn bản do mình ban hành. Nhiều cơ quan không thực hiện nghiêm chỉ thị của của Thủ tướng: khi tiếp nhận bản sao của các đương sự thì chỉ cần yêu cầu xuất trình bản chính và bản photo của văn bản cần lưu giữ và không cần chứng nhận sao y".

Không có lỗi nếu không phát hiện giả mạo tinh vi

Chỉ thị trên có lý ở chỗ khả năng phát hiện giấy tờ giả của công chứng viên và cán bộ hành chính ở các cơ quan là gần như nhau, cũng đều nhìn bằng mắt thường. Thực tế, không phải chỉ cán bộ hành chính mới chịu bó tay trước những giấy tờ làm giả tinh vi, mà ngay cả công chứng viên cũng thế. Công chứng viên chỉ nghi ngờ dấu giả khi dấu quá mờ hoặc có màu khác lạ.

Ông Trần Anh Tuấn kể, có lần cơ quan công an cho ông xem một số văn bản làm giả chữ ký của ông. Ông chỉ vào một chữ ký, khẳng định đó là chữ ký thật. Nhưng trước sự ngỡ ngàng của ông, cơ quan công an dùng phương tiện kỹ thuật chứng minh đó là chữ kỹ giả (!).

Công chứng, chứng thực tràn lan các loại giấy tờ là thói quen của người dân, nhưng có nguyên cớ từ thói quen của nhiều cán bộ, công chức: không dám chịu trách nhiệm xác nhận bản sao giống y nguyên bản chính; sợ liên luỵ khi văn bản có sai trái, đẩy trách nhiệm cho công chứng viên - những người hầu như không có khả năng phát hiện giả mạo cao hơn.

Nếu giấy tờ gốc bị phát giác là giả mạo thì lấy gì làm căn cứ để xác định lỗi của người công chức đã xác nhận văn bản sao y? Cách xử lý việc này có thể tương tự cách xử lý đối với công chứng viên chức thực sao y văn bản gốc giả mạo: Nếu sự giả mạo được chứng minh là quá lộ liễu, có thể nhận ra bằng mắt thường, thì người công chức có lỗi.  Nếu sự giả mạo quá tinh vi, phải dùng máy móc hiện đại mới phát hiện được, thì người công chức không có lỗi.

Quy định để giảm lượng giấy tờ đã có, điều quan trọng là quyết tâm thực hiện triệt để và có chế tài xử lý đối với những trường hợp làm trái quy định, để thay đổi hẳn thói quen.

Công chứng nhận phần việc của cơ quan khác (!)

Căn nguyên khác gây mất thời gian cho người công chứng và người đi công chứng là công chứng tại Việt Nam hiện nay vẫn nặng về công chứng nội dung. (Ở một số nước đi trước, công chứng thuần tuý hình thức, công chứng viên chỉ việc xác nhận xác nhận sao y, chữ ký, không cần hỏi tìm hiểu sâu).

Một Trưởng phòng công chứng tại TP.HCM cho hay, ngay cả khi Luật Công chứng được áp dụng, trách nhiệm của công chứng viên vẫn rất nặng. Khi công chứng một hợp đồng giao dịch về nhà đất, công chứng viên phải đi đo đạc, thẩm định - những việc nằm ngoài chuyên môn - như một kỹ sư có chuyên môn thực sự. Đi quá sâu công chứng nội dung, công chứng tự nhận về mình phần việc của nhiều cơ quan khác.

Hiện đã có phân biệt trách nhiệm của phòng công chứng: đi sâu vào nội dung các hợp đồng giao dịch và trách nhiệm của cấp phường - xã: chứng thực sao y bản chính. Nhưng ảnh hưởng của công chứng nội dung nhiều năm vẫn còn đối với một số công chức chỉ làm nhiệm vụ chứng thực.

Một người dân phản ánh, có lần đi chứng thực bản sao giấy khai sinh tại UBND một phường của quận 3, một công chức sau khi hỏi mục đích của việc chứng thực, đã từ chối chứng thực. Theo đúng quy định, người công chức đó chỉ có trách nhiệm xem xét bản sao có y chang hay không, không có trách nhiệm hỏi mục đích.

Hiện không có chế tài rõ ràng, đủ mạnh để truy cứu trách nhiệm của người dân khi đưa ra cam kết. Khi một cam kết dẫn đến sai phạm, người cam kết không bị truy cứu, mà công chứng viên lại bị cơ quan chức năng tìm đến.

Điều phi lý khác gây lãng phí thời gian và tiền bạc là, cơ quan làm công chứng, chứng thực luôn lưu một bản được công chứng, chứng thực. Chi phí cho văn bản này do người dân chịu, chứ không phải cơ quan công chứng, chứng thực chịu. Một trưởng phòng công chứng tại TP.HCM tiết lộ, các văn bản trên được lưu theo thông lệ, thực chất không có tác dụng gì, một thời gian sau phải thải đi vì hết chỗ chứa.

Nâng trách nhiệm, khả năng truy cứu trách nhiệm của người đi công chứng và bớt những việc phải ôm đồm đến phi lý của công chứng viên là cách giảm thủ tục, thời gian công chứng, cũng là cách tránh tiếp tục tăng chất lượng công chức trong lĩnh vực này.

• Phạm Cường